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Comment mettre à jour sa base de données ?

base de donnees grand 2

 

Rien de nouveau sous le soleil, les données sont à l’origine du succès de toute campagne marketing et donc du bon développement commercial de l’entreprise. Avoir une base de données mal structurée, c’est se tirer une balle dans le pied ! Quels sont les secrets pour avoir une base de données propre, à jour, exploitable et pérenne ? Mission impossible ? Pas du tout...

 

Règle 1 : centraliser toutes ses données

 

L’utilisation d’un CRM constitue la première règle à respecter pour avoir une base de données exploitable et à jour. Aujourd’hui c’est un outil essentiel pour centraliser et organiser les données de l’entreprise. 

Penser que les commerciaux peuvent encore travailler “en solo” sur leurs fichiers Excel est un leurre. Pour vendre et surtout pour fidéliser leurs clients, ils doivent “jouer collaboratif”. Désormais le bon développement commercial ne dépend plus uniquement de la force de vente mais de l’ensemble de l’entreprise. 

Tous doivent être focalisés sur la satisfaction client. Pour réussir, les données doivent être partagées et accessibles car tous les services sont interconnectés et interdépendants. Grâce au CRM, c’est une mission possible !

 

Règle 2 : structurer son CRM

 

Le CRM n’est pas un super héros, il reste une solution dépendante des hommes… L’outil peut être le plus riche en fonctionnalités et le plus intuitif, s’il est mal utilisé il ne servira à rien… Le nerf de la guerre n’est donc pas l’outil mais les utilisateurs. 

Il est indispensable de bien personnaliser et de bien paramétrer sa solution pour faciliter son utilisation. Il ne faut absolument pas tomber dans l’excès et en faire un “fourre tout”. Le CRM doit être le référentiel unique de l’entreprise, efficace et intelligent, contenant les données stratégiques.

 

Quelques conseils :

- Déterminer les objectifs de chaque service pour dresser une liste non exhaustive des besoins en données de chacun.

- Déterminer les données fondamentales de chaque service pour trier et personnaliser les champs de l’outil.

- Déterminer les données qui doivent être manuelles ou en liste déroulante pour instaurer un langage commun afin de pouvoir requêter rapidement la base.

- Déterminer les données qui doivent être impérativement renseignées pour assurer la fiabilité de votre base.

- Déterminer les outils métier et les outils de gestion à synchroniser pour avoir une parfaite connaissance client. (Pour plus d’infos : Système d’information : comment bien intégrer mes logiciels avec mon CRM ?)

- Penser aux alertes et automatismes à mettre en place pour faciliter le travail de vos collaborateurs.

 

Plus le CRM sera personnalisé, plus il sera facile à prendre en main, plus il sera utilisé, plus il sera enrichi et donc plus l’ensemble des services gagnera en efficacité. 

 

Règle 3 : la guerre aux SIRET et aux doublons

 

Vive l’open data ! Cette 3e règle commence avec une bonne nouvelle. Depuis le 1er janvier 2017, l’INSEE a rendu disponible son fichier des 10 000 000 établissements français. Désormais, nous avons librement accès à leur SIRENE et SIRET. Nous pouvons dédoublonner nos bases et les mettre à jour sans signer de devis très élevé d’un spécialiste de la data.

Le SIRET est la clé de voûte de la bonne gestion de vos données et doit donc être au coeur de votre CRM. “Pas de SIRET, pas d’entreprise !” 

 

Pour faire un premier nettoyage :

- Si vous n’avez pas encore de CRM, il est fortement recommandé de centraliser vos données sur un seul document Excel. Dans un premier temps, il faudra dédoublonner vos sociétés par nom et adresse et les enrichir de leur SIRET (Societe.com sera votre meilleur ami.) Un travail titanesque, mais avec une bonne playlist, vous y arriverez et vous serez vite récompensé !! Par la suite, il faudra que vous choisissiez un CRM adéquat à votre activité pour quitter l’âge de bronze du commerce ! 

- Si vous avez un CRM, la partie sera un peu plus facile. Il vous suffira de vous procurer le fichier de l’INSEE et demander à votre outil de rapprocher vos SIRET. En quelques minutes, vous pourrez dédoublonner, mettre à jour vos données et déterminer les sociétés radiées.

 

Règle 4 : ne pas avoir peur de supprimer

 

Règle délicate mais nécessaire. Une base de données efficace doit vivre et non s’empoussiérer. Quel est l’intérêt de garder des prospects avec qui vous n’avez plus d’échange depuis des années ? Quel est l'intérêt de conserver des prospects qui ne correspondent pas à votre cible ? Même avec un bon outil de marketing automation, ça ne sert à rien d’entretenir un lien avec n’importe qui. Il faut savoir dire stop pour se concentrer que sur des contacts pertinents. 

A vous de définir vos règles, votre CRM gèrera la suppression en masse. Pour accroître votre efficacité marketing il est impératif d’avoir une base de données fiable et active !

 

Règle 5 : établir un processus interne

 At last but not least... il faut s’assurer que tout soit mis en oeuvre en interne pour garantir la pérennité de la qualité de sa base de données.

 

Quelques exemples :

 

- Communication interne : est-ce que tout le monde connaît l’enjeu des données ? Perdre 5 min pour enrichir une information peut en faire gagner 10 à un collaborateur et 15 à un autre. C’est un jeu collectif qui rapporte beaucoup ! Dans certains cas, il est malheureusement nécessaire de mettre en place des sanctions...

- Penser aux droits de création : est-ce que tout le monde peut créer de nouvelles sociétés ? De nouveaux contacts ? Il y a-t-il des champs obligatoires à renseigner (Oui le SIRET !!!) ?

- Mettre en place un processus pour gérer les leads venant des formulaires web. Ils doivent pouvoir être rapidement être rattachés à des sociétés connus ou être enrichis par des données primaires.

 

Bon courage pour certains…. et bonne chance à tous !

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 brune petit

Brune Wibaux
Digital marketing manager

L’utilisation d’un CRM constitue la première règle à respecter pour avoir une base de données exploitable et à jour. Aujourd’hui c’est un outil essentiel pour centraliser et organiser les données de l’entreprise.


Penser que les commerciaux peuvent encore travailler “en solo” sur leurs fichiers Excel est un leurre. Pour vendre et surtout pour fidéliser leurs clients, ils doivent “jouer collaboratif”. Désormais le bon développement commercial ne dépend plus uniquement de la force de vente mais de l’ensemble de l’entreprise.


Tous doivent être focalisés sur la satisfaction client. Pour réussir, les données doivent être partagées et accessibles car tous les services sont interconnectés et interdépendants. Grâce au CRM, c’est une mission possible !
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